OPTIMIERUNG DER DHL PAKET-SENDUNGSVERFOLGUNG

INFORMATIONEN FÜR GESCHÄFTSKUNDEN & PARTNER

Im Sommer 2023 führte Deutsche Post DHL Optimierungen an der DHL Paket-Sendungsverfolgung durch, um fortwährend hohe Standards bei Sicherheit und Datenschutz zu erfüllen.

In der Sendungsverfolgung können neben dem Sendungsverlauf und aktuellem Sendungsstatus (z.B. "In Zustellung") auch personenbezogene Daten enthalten sein (z.B. Name und Adresse von Absender und Empfänger).

Es kann hierbei dazu kommen, dass personenbezogene Daten in Sendungsverläufen nicht oder nur eingeschränkt angezeigt werden können, z.B. wenn eine Sendung nicht eindeutig zugeordnet werden kann.

In den meisten Fällen genügt die Eingabe der Empfänger-PLZ zur Anzeige der Daten. Dies ist in der öffentlichen Sendungsverfolgung bereits Standard. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass über die PLZ hinaus zusätzliche Daten zur Anzeige erforderlich sind.

Für Systeme, die von Geschäftskunden und Partnern genutzt werden, hat dies die Auswirkung, dass ebenfalls die Mitgabe bzw. Eingabe einer Empfänger-PLZ erforderlich sein kann.

Auf dieser Seite erhalten Geschäftskunden und Paketpartner Informationen und Handlungsmöglichkeiten.

Inhalte

Hintergründe

Betroffene Systeme & Auswirkungen

Was können Geschäftskunden und Partner vorausschauend berücksichtigen?

Handlungsoptionen im Falle einer Einschränkung

Hintergründe

Im Zuge der Optimierung der DHL Paket-Sendungsverfolgung werden bei der Beauskunftung von Sendungen u.a. Datenvalidierungen angepasst und erweitert.

Dies betrifft alle Systeme, sowohl für Empfänger als auch Geschäftskunden, also u.a.:

  • Empfänger 
    • Sendungsverfolgung auf DHL.de und in der Post & DHL-App
    • Sendungsbenachrichtigungen per E-Mail oder App
  • Geschäftskunden & Partner
    • "Verfolgen Paket & Waren" im Post & DHL Geschäftskundenportal
    • Sendungsverfolgung-API für öffentliche Nutzung ("public"-Abfrage)
    • Sendungsverfolgung-API für Geschäftskunden ("business"-Abfrage)
    • Proactive-Reports

Zur Sicherstellung einer optimalen Datenqualität spielt die aktive Mitwirkung von Geschäftskunden bei der elektronischen Paket-Sendungsdatenübertragung eine wesentliche Rolle: sowohl bei direkter Datenübertragung als auch indirekter über Drittsoftware oder Partner.

Besonders relevant sind hierbei 

  1. die korrekte Verwendung von Sendungsnummernkreisen bzw. Kundenkennungen sowie 
  2. die korrekte Vorab-Übertragung elektronischer Sendungsvorankündigungsdaten  ("PreAdviceNotification", "PAN"-Daten) vor Einlieferung des Paketes an DHL.

Die Mitwirkungsmöglichkeiten unterscheiden sich zwischen Kunden, die DHL Standard-Versenden-Systeme nutzen (Versenden im Post & DHL Geschäftskundenportal sowie die Versenden-API) und Kunden, die über Eigenentwicklungen, Drittsoftware oder Partner versenden.

Betroffene Systeme & Auswirkungen

Konkret sind die möglichen Auswirkungen und Handlungsmöglichkeiten für Geschäftskunden und Partner folgende:

  • Im Falle einer Einschränkung der Sendungsdaten enthalten Felder, die personenbezogene Daten enthalten, den Hinweis "Eingeschränkte Anzeige"
  • Durch Eingabe der Empfänger-PLZ wird es in den meisten Fällen möglich sein, die Sendungsdaten vollständig angezeigt zu bekommen
  • Es kann in Einzelfällen vorkommen, dass die Empfänger-PLZ zur Anzeige der personenbezogenen Daten nicht ausreichend ist. In diesem Fall erhalten Nutzer weiterführende Informationen und Handlungsoptionen
  • Die öffentliche Sendungsverfolgung-API liefert bereits prinzipbedingt einen geringeren Datenumfang, welcher der Sendungsverfolgung für Privatkunden entspricht
  • Zukünftig erfordert jedoch die Anzeige der Daten für "Ort" sowie die Lageradresse von Filiale/Packstation die Mitgabe der Empfänger-PLZ
  • Bei Online Retouren muss die Absender-PLZ verwendet werden
  • Wichtige Hinweise:
    • Die PLZ-Mitgabe funktioniert nur bei Abfrage per Sendungsnummer (keine Referenzen)
    • Die PLZ-Mitgabe funktioniert nur mit jeweils einem Request für eine Sendung (es sind keine Sammelabfragen mit PLZ-Mitgabe möglich)
  • Sollten diese Daten benötigt werden, ist die Übergabe der PLZ als Parameter beim API-Aufruf erforderlich 
  • Wir empfehlen eine Umsetzung hiervon bis zur KW 25
  • Die Anforderung inkl. der Statuscodes und Parameter finden Sie in der API-Dokumentation im Group API Developer Portal: https://developer.dhl.com/api-reference/dhl-paket-de-sendungsverfolgung-post-paket-deutschland 
  • Im Falle einer Einschränkung der Sendungsdaten bleiben in der API-Response Felder, die personenbezogene Daten enthalten, leer. 
  • Sollen die Daten voll angezeigt werden, ist die Übergabe der Empfänger-PLZ als Parameter beim API-Aufruf erforderlich 
  • Bei Online Retouren muss die Absender-PLZ verwendet werden
  • Wichtige Hinweise:
    • Die PLZ-Mitgabe funktioniert nur bei Abfrage per Sendungsnummer (keine Referenzen)
    • Die PLZ-Mitgabe funktioniert nur mit jeweils einem Request für eine Sendung (es sind keine Sammelabfragen mit PLZ-Mitgabe möglich)
  • Die PLZ kann somit präventiv direkt mit dem ersten Request übergeben werden, um sicher zu gehen, dass in der ersten Response alle Daten enthalten sind
  • Wir empfehlen eine Umsetzung hiervon bis zur KW 25
  • Die Anforderung inkl. der Statuscodes und Parameter finden Sie in der API-Dokumentation im Group API Developer Portal: https://developer.dhl.com/api-reference/dhl-paket-de-sendungsverfolgung-post-paket-deutschland 
  • Im Falle einer Einschränkung der Anzeige bleiben Felder, die personenbezogene Daten enthalten, leer

Was können Geschäftskunden und Partner vorausschauend berücksichtigen?

Indem die folgenden Maßnahmen berücksichtigt werden, können Geschäftskunden und Partner eine hohe Datenqualität sicherstellen und so das Risiko einer Einschränkung bei der Anzeige von Sendungsinformationen deutlich reduzieren.

(1) Korrekte Verwendung von zugewiesenen Nummernkreisen

Betrifft: nur Kunden, die Sendungsnummernkreis/Kundenkennung selbst in ihrem System hinterlegen bzw. eingeben müssen (z.B. Eigenentwickler oder Nutzer von Drittsoftware oder Partnersystemen)

  • Der Nummernkreis bzw. die Kundenkennung muss stets korrekt im System hinterlegt sein.
  • Bei einer Änderung oder Neueingabe ist die korrekte Verwendung anhand eines Testlabels zu bestätigen.
  • Im Falle einer Änderung des Nummernkreises seitens DPDHL muss dies gemäß den Vorgaben umgesetzt werden; ggfs. auch in sehr kurzer Zeit (vgl. dazu Geschäftskundenvertrag Absatz 3 Ziffer 3.3.2. sowie Anhang Nummernkreise).
  • "Best Practices" bei der Eigenentwicklung
    • Prüfmechanismen implementieren, z.B. Mehrfacheingabe und Bestätigung der Kundenkennung bei einer Änderung
    • Die aktuell gültigen hinterlegten Nummernkreise sind im Post & DHL Geschäftskundenportal zu finden unter "Vertragsdaten".
    • Prüfschleifen bei der Label-Generierung, um sicherzustellen, dass keine Mehrfachgenerierung möglich ist

(2) Frühzeitige, korrekte Übertragung elektronischer Sendungsvorankündigungsdaten ("PreAdviceNotification", "PAN"-Daten)

Betrifft: alle Kunden

  • Die elektronischen Sendungsvorankündigungsdaten sind ein wichtiger Bestandteil bei der Verarbeitung von Sendungsdaten in den DPAG-Systemen.
  • Je früher diese in den DPAG-Systemen vollständig verfügbar sind, desto effizienter und genauer können Sendungsdaten während des Transportes verarbeitet werden.
  • "Best Practice": Sicherstellen, dass die elektronischen Sendungsvorankündigungsdaten bei der Übergabe der Sendungen an DHL übertragen wurden, z.B. durch frühere Ausführung des Tagesabschlusses 

(3) Vorbeugende Übergabe der PLZ bei Abfragen per API

Betrifft: alle Kunden, die Sendungsdaten per API abrufen

Handlungsoptionen im Falle einer Einschränkung

Sollte es zu einer Einschränkung der Sendungsbeauskunftung in Systemen für Geschäftskunden und Partner kommen, werden im Folgenden Details und Handlungsoptionen zur Anzeige der Daten beschrieben. 

Im Falle einer Einschränkung für eine Sendung wirkt sich dies über alle Kanäle der Beauskunftung aus. Für Geschäftskunden und Partner sind dies u.a. 

Fehlerbeschreibung:

  • Die elektronisch übermittelten Sendungsvorankündigungsdaten ("PAN"-Daten) können keinem gültigen Nummernkreis des Absenders zugeordnet werden. 
  • Aus diesem Grunde können die Empfängerdaten der Sendung nur eingeschränkt angezeigt werden. 

Betroffene Kanäle: 

  • Verfolgen Paket & Waren im Post & DHL Geschäftskundenportal
  • Verfolgen-API für Geschäftskunden

Betroffene Nutzer: 

  • DHL Paket Geschäftskunden
  • Paketpartner

Hilfe für akut betroffene Sendungen:

  • In "Verfolgen Paket & Waren" im Post & DHL Geschäftskundenportal: 
    • Durch Eingabe der Empfänger-PLZ können die vollständigen Sendungsdaten sowie verfügbare Aktionen freigeschaltet werden.
  • Bei Verfolgen-API für Geschäftskunden: 
  • Für Eigenentwickler, Paketpartner und Drittsoftware-Nutzer: 
    • Prüfung der übermittelten Sendungsvorankündigungsdaten auf Übereinstimmung mit den aktuell gültigen hinterlegten Nummernkreisen sowie bei Abweichung sofortige Korrektur
    • Die aktuell gültigen hinterlegten Nummernkreise sind im Post & DHL Geschäftskundenportal zu finden unter "Vertragsdaten"
    • Weiterführende Hilfe:
      • Eigenentwickler: Kontaktaufnahme zum Entwicklerportal Post & Paket
      • Paketpartner: Kontaktaufnahme zu DHL Partnersysteme
      • Drittsoftware-Nutzer: Bitte an den Anbieter / Betreuer der Drittsoftware wenden

Hilfe für zukünftige Sendungen: 

  • Für DHL Paket Geschäftskunden, die "DHL Versenden" im Post & DHL Geschäftskundenportal oder die API "Geschäftskundenversand" nutzen:
    • Kontakt zum Technischen Support von DHL Paket aufnehmen:
      0228 - 76 36 76 79 (Mo - Fr von 8 - 18 Uhr) oder
      per Kontaktformular im Post & DHL Geschäftskundenportal
  • Für Eigenentwickler, Paketpartner und Drittsoftware-Nutzer: 
    • Prüfung der übermittelten Sendungsvorankündigungsdaten auf Übereinstimmung mit den aktuell gültigen hinterlegten Nummernkreisen 
    • Die aktuell gültigen hinterlegten Nummernkreise sind im Post & DHL Geschäftskundenportal zu finden unter "Vertragsdaten".
    • Weiterführende Hilfe:
      • Eigenentwickler: Kontaktaufnahme zum Entwicklerportal Post & Paket
      • Paketpartner: Kontaktaufnahme zu DHL Partnersystem
      • Drittsoftware-Nutzer: Bitte an den Anbieter / Betreuer der Drittsoftware wenden

Geschäftskunden finden ihre persönlichen Kontakte zu Deutsche Post DHL nach Anmeldung im Post & DHL Geschäftskundenportal nach dem Login unten auf der Startseite. 

Fehlerbeschreibung:

  • Es wurden seitens des Absenders bisher keine elektronischen Sendungsvorankündigungsdaten (PreAdviceNotification, "PAN"-Daten) übermittelt. 
  • Aus diesem Grund können die Empfängerdaten der Sendung nur eingeschränkt angezeigt werden. 

Betroffene Kanäle: 

  • Verfolgen Paket & Waren im Post & DHL Geschäftskundenportal
  • Verfolgen-API für Geschäftskunden

Betroffene Nutzer: 

  • DHL Paket Geschäftskunden
  • Paketpartner

Hilfe für akut betroffene Sendungen:

  • Für alle Systeme:
    • Nachträgliche Übermittlung der elektronischen Sendungsdaten durch den Absender
  • In Verfolgen Paket & Waren im Post & DHL Geschäftskundenportal: 
    • Durch Eingabe der Empfänger-PLZ können die Empfänger-Sendungsdaten freigeschaltet werden.
  • Bei Verfolgen-API für Geschäftskunden: 

Hilfe für zukünftige Sendungen: 

  • Sicherstellung einer frühzeitigen Übermittlung der elektronischen Sendungsdaten

Geschäftskunden finden alle ihre persönlichen Kontakte zu Deutsche Post DHL nach Anmeldung im Post & DHL Geschäftskundenportal nach dem Login unten auf der Startseite. 

Fehlerbeschreibung:

  • Bei der Verarbeitung der Sendungsdaten sind Fehler in der Datenstruktur identifiziert worden. Aus diesem Grund können keine Empfängerdaten angezeigt werden. 

Betroffene Kanäle: 

  • Verfolgen Paket & Waren im Post & DHL Geschäftskundenportal
  • Verfolgen-API für Geschäftskunden

Betroffene Nutzer: 

  • DHL Paket Geschäftskunden
  • Paketpartner

Hilfe für akut betroffene Sendungen:

  • Informationen rund um die Zustellung betroffener Sendungen werden den Empfängern in einem Großteil der Fälle bereitgestellt, z.B. in Form physischer Benachrichtigungskarten.
  • Falls Sie darüber hinaus Informationen zu Ihrer Sendung benötigen, kontaktieren Sie hierfür bitte den Kundenservice
  • Es kann hierfür u.a. die Abfrage weiterer Merkmale zur Identifikation erforderlich sein.

Hilfe für zukünftige Sendungen: 

  • In jedem Fall wird empfohlen, Kontakt zum Technischen Support von DHL Paket aufzunehmen:
    0228 - 76 36 76 79 (Mo - Fr von 8 - 18 Uhr) oder
    per Kontaktformular im Post & DHL Geschäftskundenportal

Geschäftskunden finden alle ihre persönlichen Kontakte zu Deutsche Post DHL nach Anmeldung im Post & DHL Geschäftskundenportal nach dem Login unten auf der Startseite.